Die Kassenführung im Verein

kasse 2Der Vorstand eines Vereines ist nach dem Zivilrecht verpflichtet, Rechenschaft über die Geschäftsordnung abzulegen ( § 27 Abs. 3 i.V. mit § 666 BGB ) Diese Pflicht zur Rechnungslegung wird durch die vollständige Aufzeichnung und geordnete Zusammenstellung sämtlicher angefallenen Belege und Zahlungsvorgänge erfüllt ( § 259 BGB ). Steuerbegünstigte Vereine müssen darüber hinaus dem Finanzamt durch ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben den Nachweis erbringen, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet ist und den Bestimmungen entspricht, die die Satzung über die Voraussetzungen für die Steuerbegünstigungen enthält ( § 63 Abs. 3 AO ).
Weder zivilrechtlich noch steuerrechtlich wird dem Verein ein bestimmtes System der Buchführung vorgeschrieben. Der Verein muss das für ihn günstige System selbst bestimmen.

kasse 1Zweck der Vereinsbuchführung ist u. a.:

  • Rechenschaftsbericht gegenüber der Mitgliederversammlung,

  • Gewinn-/Überschussermittlung und Nachweis der Gemeinnützigkeit für das Finanzamt

Die Aufzeichnungen werden in der Regel in einem Verein vom Kassierer / Schatzmeister vorgenommen. Da dieses Amt vielen zu schwierig erscheint, haben zahlreiche Vereine Probleme, diesen Posten zu besetzen. Zur Erfüllung dieser Aufgabe sind aber keine detaillierten Buchhalterkenntnisse erforderlich. Erforderlich sind lediglich Aufzeichnungen der einzelnen Einnahmen und der einzelnen Ausgaben samt Angaben von Art, Höhe und beteiligten Personen. Auf diese Weise ist nachprüfbar, ob sämtliche Einnahmen erfasst sind und keine zweckfremden Ausgaben getätigt wurden. Die sog. Buchführung kann bei einem Verein i. d. R. sehr einfach gestaltet sein. Voraussetzung ist aber, dass die einzelnen Einnahmen und Ausgaben fortlaufend und lückenlos aufgezeichnet werden. Der Erläuterungstext bei jeder Buchung muss erkennen lassen, woher die Einnahmen stammen und wohin die Ausgaben abgeflossen sind. Aus den Erläuterungen muss in jedem Fall hervorgehen, ob sämtliche Einnahmen erfasst sind und zu welchem Zweck die Ausgaben getätigt worden sind. Dazu muss zu jedem Vorgang ein Beleg vorhanden sein. belege über Ausgaben müssen grundsätzlich vom Zahlungsempfänger ausgestellt sein. Fehlt ein Fremdbeleg, weil es sich um ein Vorgang handelt, bei dem üblicherweise kein Beleg ausgestellt wird, ist ein Eigenbeleg mit dem entsprechenden Angaben zu fertigen. Eigenbelege sind aber nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.

kasse 3Zu jeder Kassenführung gehört auch eine Kassenprüfung …. 

Die Wahl von Kassenprüfer ist in der Regel eine satzungsmäßige Verpflichtung des Vereins. Kassenprüfer dürfen nicht dem Vorstand angehören. Sie arbeiten im Auftrag der Mitgliederversammlung und sind nur dieser rechenschaftspflichtig. Mit fremden Geld zu wirtschaften, erfordert ein hohes Maß an Verantwortung, zwingt aber auch zur Kontrolle. Da nicht alle Mitglieder des Vereins diese Kontrolle direkt wahrnehmen können, bestimmt die Mitgliederversammlung Vertreter, die diese Kontrolle in ihrem Auftrag vornehmen und ihr neben dem Vorstand konkret Auskunft über den sorgsamen und satzungsgemäßen Umgang  mit den finanziellen und materiellen Mittel des Vereins geben.

Diese Aufsichts- und Kontrollpflicht nehmen die Kassenprüfer wahr. Ihr Aufgabenbereich ist gesetzlich nicht normiert. Deswegen ist es nötig, dass die Mitgliederversammlung des Vereins die Aufgaben und Befugnisse der Kassenprüfer in einer Ordnung festlegt. Daraus sollte u.a. hervorgehen, wie oft mindestens die Kassen des Vereins geprüft werden soll, wobei auch ohne vorherige Ankündigungen die Kasse des Vereins geprüft werden darf.

Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V.

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