Datenschutzordnung und Informationspflichten gem. DS-GVO für Mitglieder

Datenschutzordnung der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V.

Stand: 25.05.2018

1. Pflichtangaben

1.1 Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein, für die Verfolgung des Vereinsziels und für die Mitgliederbetreuung und -verwaltung, in entsprechenden Formularen oder und Vordrucken, den Vor- und Nachnamen, sein Geburtsdatum, den Familienstand, die Anzahl der Kinder bis 13 Jahren, seine Adresse, das Beitrittsdatum, die Nummer seiner Kleingartenparzelle und seine Funktion im Verein auf und sofern das Mitglied, zur Erhebung der jährlichen Pacht- und Beitragseinzüge bzw. zur Zahlung einer Ehrenamtspauschale, sich am Lastschriftverfahren beteiligt, wird zusätzlich seine Bankverbindung aufgenommen und werden in dem vereinseigenden EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Einen Zugriff zur Verarbeitung, der erhobenen Daten, haben nur die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands (§ 9.2 der Satzung), dazu gehören der/die 1. Vorsitzende(r), der/die 2. Vorsitzende(r), der/die Kassierer(in) und der/die 1. Schriftführer(in).

1.2 Mitgliederverzeichnisse (in digitaler oder gedruckter Form) werden nur an Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, neben dem geschäftsführenden Vorstand, zählen dazu, die Wasserwarte, der Stromwart, die Gartenfachberater und die Beisitzer, sofern die Kenntnis der Mitgliederdaten zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS-GVO werden die Mitglieder des Vereins mit besonderen Aufgaben, mit der Aufnahme ihrer Tätigkeit im Verein, schriftlich zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fort.

1.3 Als Mitglied des Bezirksverbandes der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V. – Vorarlberger Damm 36 in 12157 Berlin – übermittelt der Verein, zur Verfolgung des Vereinsziels gemäß § 2.3 f) der Satzung, von seinen Mitgliedern den Vor- und Nachnamen und die Nummer seiner Kleingartenparzelle; bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben die vollständige Anschrift mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein.

1.4 Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt (z. B. Minderheitenrechte), händigt der Vorstand die Liste (in digitaler oder gedruckter Form) nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

1.5 Macht das Mitglied besonders schutzbedürftige Belange in seiner Person geltend, muss er dieses dem geschäftsführenden Vorstand mitteilen.

1.6 Mit dem Beitritt erklärt sich das Mitglied einverstanden, dass die im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft benötigten personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für den Verein erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

Ohne dieses Einverständnis kann eine Mitgliedschaft nicht begründet werden.

 2. Freiwillige Angaben:

2.1 Die Angaben von weiteren Kontaktdaten des Mitglieds, wie Telefon/Handyrufnummern und/oder E-Mail Anschriften sind freiwillig.

2.2 Für die altersgemäße Durchführung von Vereinsveranstaltungen – gemäß § 2.3 d) der Satzung – für Kinder der Mitglieder, nimmt der Verein den Vornamen und das Geburtsdatum (zum 13. Lebensjahr) des Kindes bzw. der Kinder des Mitglieds auf, sofern die bzw. der/die Erziehungsberechtigte(n) bzw. gesetzliche Vertreter dem zustimmen. Mit Vollendung des 13.Lebensjahres werden die Daten des bzw. der Kinder aus der Mitgliederdatei gelöscht.

2.3 Sonstige Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

2.4 Für Mitglieder mit besonderen Aufgaben bietet der Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V. den Abschluss von besonderen Haftpflichtversicherungen an. Zur Aufnahme des Versicherungsschutzes übermittelt der Verein, dem genannten Verband und dieser einer Versicherungsgesellschaft, von dem Mitglied mit besonderen Aufgaben, den Vor- und Nachnamen und die vollständige Anschrift sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein.

Ohne ein Einverständnis des Mitglieds, zur Übertragung seiner Daten an den Bezirksverband und in Folge an die Versicherungsgesellschaft, kann der Versicherungsschutz nicht gewährt werden.

2.5 Der Verein bezieht als Mitglied des Bezirksverbandes der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V. für seine Mitglieder (pro Kleingartenparzelle monatlich eine Ausgabe), die Verbandszeitschrift für das Kleingartenwesen „Gartenfreund“ Ausgabe Berlin, für den Bezug dieser Zeitschrift übermitteln der Verein dem Verlag W. Wächter GmbH, den Vor- und Nachnamen und die Anschrift des Mitglieds. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS-GVO hat der Verein mit dem Verlag W. Wächter GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag Art.28 ff. DS-GVO zur Nutzung der übermittelten personenbezogenen Daten vereinbart.

Ohne ein Einverständnis des Mitglieds, zur Übertragung seiner personenbezogenen Daten an den Verlag W. Wächter GmbH, kann die Verbandszeitschrift nicht bezogen werden.

2.6 Der Verein veröffentlicht in der Verbandszeitschrift für das Kleingartenwesen „Gartenfreund“ Ausgabe Berlin, in der Rubrik „Nachrichten aus Verbänden und Vereinen“ den Geburtstag des Mitglieds, ab dem 50. Lebensjahr. Dazu übermittelt der Verein dem Verlag, den Vor- und Nachnamen und das Geburtsjahr des Mitglieds. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderung nach der DS-GVO hat der Verein mit dem Verlag W. Wächter GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art.28 ff. DS-GVO zur Nutzung der übermittelten personenbezogenen Daten vereinbart. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben, in Bezug auf das widersprechende Mitglied, Veröffentlichungen in der Verbandszeitschrift.

2.7 Der Verein veröffentlicht zu besonderen Anlässen und Ereignissen z. B. bei Informations- und Schulungsveranstaltungen, Vereinsfesten, Vereinsjubiläen seiner Mitglieder, Bilder bzw. Videos der teilnehmenden Mitglieder auf der Vereins-Homepage: kleingartenkolonie-gruene-aue.de

2.8 Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben, in Bezug auf das widersprechende Mitglied, Veröffentlichungen auf der Homepage des Vereins.

Wir weisen darauf hin, dass trotz eines Widerrufs, Fotos und Videos des Mitglieds im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden dürfen.

3. Löschung der personenbezogenen Daten:

3.1 Beim Austritt aus dem Verein gemäß § 5 der Satzung werden drei Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft sämtliche personenbezogenen Daten des Mitglieds gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre, ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke

3.2 Gemäß Art. 12 Abs. 1 DS-GVO kann sich das Mitglieder jederzeit bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten und deren Berichtigung, Sperrung, Löschung oder einem Widerruf einer erteilten Einwilligung unentgeltlich an die verantwortlichen des Vereins wenden. Wir weisen darauf hin, dass dem Mitglied ein Recht auf Berichtigung falscher Daten oder Löschung personenbezogener Daten zusteht, sollte diesem Anspruch keine Aufbewahrungspflicht entgegenstehen.

4. Einwilligungserklärung

Mit dem Beitritt in dem Verein erkennt das Mitglied die Datenschutzordnung der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V. an. Eine Kopie der Datenschutzordnung habe ich erhalten.

 

Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO

Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V., Grazer Damm 189, 12157 Berlin, gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB:
1.Vors. Herr Henry Dinter, 2.Vors. Herr Manfred Hintze,
1.Kassiererin Frau Barbara Leibig und 1.Schriftführerin Frau Sibel Farias

E-Mail: kontakt@kleingartenkolonie-gruene-aue.de

Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation der Vereinsverwaltung).

Ferner werden personenbezogene Daten zur engen Zusammenarbeit mit dem Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg Friedenau e.V. zwecks zeitgemäßer Ausgestaltung und wirksamer Durchführung der gesetzlichen Bestimmungen und einschlägigen Vorschriften auf dem Gebiet des Kleingartenwesens an diesen weitergeleitet

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit öffentlichen Veranstaltungen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht und an die Verbandszeitschrift „Gartenfreund“ übermittelt.

Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“ erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Personenbezogene Daten der Mitglieder werden an den Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V. (Vorarlberger Damm 36, 12157 Berlin) weitergegeben.

Personenbezogene Daten der Mitglieder, werden zum Bezug der Verbandszeitschrift für das Kleingartenwesen „Gartenfreund“ Ausgabe Berlin, an den Verlag W. Wächter GmbH (Elsasser Straße 41, 28211 Bremen) weitergegeben.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Berliner Volksbank weitergeleitet.

Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zum Vorstand und Beirat, besondere Auszeichnungen oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Ereignissen.

Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden drei Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

  • das Recht auf Information nach Artikel 13, 14 DSGVO,
  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben. Die Verarbeitung von Daten von Kindern und Jugendlichen, welche das sechszehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben, erfolgt nur mit vorheriger Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

Ende der Informationspflicht

Stand: Mai 2018

Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V.

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