Aufgaben der Funktionsträger

Welche Aufgabe hat ein(e) Funktionsträger(in) in unserem Verein

In seiner Sitzung am 26.01.2018 hat der Beirat, entsprechend den Strukturen und Aufgaben des Vereins, eine vorläufige Darstellung zu den Aufgaben und Kompetenzen der Funktionsträger, nach den Vorgaben von relevanten Satzungs-, Vertrags- und Vereinbarungspassagen erarbeitet und festgelegt.

Vorwort:

Jedes Mitglied und somit auch jede/r Funktionsträger/in unterliegen den Bestimmungen des:

§ 2.3 der Satzung

Der Verein hat den Zweck, das Kleingartenwesen zu fördern, durch:
a) Erfahrungsaustausch und belehrende Vorträge;b) praktische Unterweisung in Gartenbau und Obstbaumpflege;
c) laufende Unterhaltung der Wege, Plätze, der Wasserleitung und der Gemeinschaftsanlagen
    einschließlich der Baulichkeiten;
d) Integration aller Generationen, Schichten und Nationalitäten sowie die Pflege von
    Gemeinschaftsaktionen;
e) Förderung des Umweltschutzes;
f) enge Zusammenarbeit mit dem Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V.
    zwecks zeitgemäßer Ausgestaltung und wirksamer Durchführung der gesetzlichen
    Bestimmungen und einschlägigen Vorschriften auf dem Gebiet des Kleingartenwesens

Besondere Bestimmungen ergeben sich aus der Satzung (neben den §§ des BGB), für die Funktionsträger des geschäftsführenden Vorstands:

§ 9 Der geschäftsführende Vorstand

 9.1 Der geschäftsführende Vorstand besteht aus:

der/dem 1. Vorsitzenden

der/dem 2. Vorsitzenden

der/dem 1. Kassierer(in)

der/dem 1. Schriftführer(in)

Diese vier Personen bilden den geschäftsführenden Vorstand

9.2 Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich von der/dem 1.Vorsitzenden im Verhinderungsfall von der/dem 2.Vorsitzenden gemeinsam mit einem weiteren Mitglied des geschäftsführenden Vorstands vertreten. Insbesondere nehmen die Vorsitzenden das Mitspracherecht, gemäß der Satzung des Bezirksverbands der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V., bei der Unterverpachtung von Kleingartenparzellen in der Kleingartenkolonie Grüne Aue wahr.

Daraus ergeben sich u. a.  folgende beschriebene Aufgaben für den/die Vorsitzenden:

1.Vorsitzende/n

Übersicht über sämtliche Vereinsangelegenheiten und Vereinsgeschäfte (Richtlinienkompetenz)

Vorbereitung – Terminabsprachen mit den Mitgliedern der Vereinsorgane, Einladungen, Tagesordnungspunkte etc. – und i. d. R. Leitung von Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen, Gemeinschaftsarbeiten und sonstige relevante Vereinsveranstaltungen.

Überwachung und Durchführung der Vereinsversammlungs-, Vorstands- und Beiratsbeschlüssen

Vertretung des Vereins gem. § 9.2 der Satzung bei Kontakten mit den Mitgliedern, Behörden, Versammlung der Verbände, Veranstaltungen anderer Vereine

Regelmäßiger Kontakt zum Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V.

Ständige Mitteilungen an die Vorstandsmitglieder zu aktuellen Angelegenheiten aus dem Bezirks- und Landesverband, Behörden und Anliegen von Mitgliedern.

Absprache und Beratung gem. § 9.2 der Satzung mit dem/der 2.Vorsitzenden zu den Neuvergaben von Kleingartenparzellen

Erstellung des jährlichen Tätigkeits- und Geschäftsberichtes, Behandlung von Spezialproblemen des Vereins, Verteilung von Sonderaufgaben und Vertretungen

Prüfung und Recherche von etwaigen dem Verein betreffende behördlichen und gesetzlichen Regelungen, Mitteilungen dazu an die Vorstandsmitglieder

Führung (Webmaster) der Homepage, mit Unterstützung von Dritten (Vereinsmitgliedern)

Teilnahme an Vorstandssprechstunden, Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen, Mitgliederversammlungen, Sitzungen der Vorständekonferenz und Delegiertenversammlungen des Bezirksverbandes und besonderen Veranstaltungen des Vereins

2.Vorsitzende/n

Terminvereinbarungen und Durchführung von Besichtigungen mit Bewerbern von gekündigten Kleingartenparzellen,

Mitteilung dazu an den/die 1.Vorsitzende/n, Führung einer Bewerberliste – entsprechend den Bewerbernummern des Bezirksverbandes –  bei Besichtigungen von Kleingartenparzellen, Beratung mit dem/der 1.Vorsitzenden gem. § 9.2 der Satzung zu den Neuvergaben von Kleingartenparzellen

Vertragliche Übergabe von Kleingartenparzellen an neue Unterpächter, Zuordnung der entsprechenden Unterlagen in die Vereinsablage (Ordner),

Meldungen und Übergabe von entsprechenden Unterlagen neuer Unterpächter an den Bezirksverband und der Kassiererin und Schriftführerin

Regelmäßiger Kontakt zum Bezirksverband der Kleingärtner Schöneberg-Friedenau e.V.

Abholung von Unterlagen, Verträge (Vereinsfach) im Bezirksverband, Teilnahme an Vorstandssprechstunden, Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen, Mitgliederversammlungen, Delegiertenversammlungen des Bezirksverbandes und besonderen Veranstaltungen und Projekte des Vereins

§ 9.5 der Satzung

Der/die Kassierer(in) verwaltet die Vereinskasse und führt Buch über die Einnahmen und Ausgaben. Er/sie erhebt die beschlossenen Beiträge und Umlagen und ist für deren bestimmungsgemäße Verwendung und sichere Anlage verantwortlich. Desgleichen ist sie/er für alle Pachtzahlungen und Einziehungen derselben im Rahmen der erlassenen Bestimmungen zuständig. Zahlungsanweisungen bedürfen der Unterschrift des/der Kassierers(in) und eines weiteren Vorstandsmitgliedes, im Vertretungsfall des/der Kassierers(in) eines anderen Vorstandsmitgliedes.

Daraus ergeben sich u. a.  folgende beschriebene Aufgaben für den/die:

Kassiererin:

Betreuung des gesamten Finanzwesen, u. a. Verwaltung der Buch- und Kassenführung (Einnahmen/Ausgaben), Führung der Vereinsrechnungen, Betreuung des Bankverkehrs, Verwaltung Bankeinzug SEPA, Absprache im Zahlungswesen mit dem/der 1.Vorsitzenden, Absprachen mit dem Steuerberater, Vorbereitung der benötigten Unterlagen für das Finanzamt zur Prüfung der Gemeinnützigkeit, Vorbereitung der Unterlagen für die Kassenprüfung, Abgabe des Kassenberichts in den Mitgliederversammlungen.

Teilnahme an Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen, Mitgliederversammlungen, Delegiertenversammlungen des Bezirksverbandes und besonderen Veranstaltungen und Projekte des Vereins

§ 9.6 der Satzung

Der/die Schriftführer(in) führt alle im Verein anfallenden schriftlichen Arbeiten gewissenhaft aus. Über Mitgliederversammlungen sind Niederschriften anzufertigen. Diese werden in der folgenden Mitgliederversammlung bekannt gemacht, durch die Versammlung genehmigt und vom 1. Vorsitzenden gegengezeichnet.

(Protokollnotiz: Gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung vom 01.03.1997 wird die Versammlungsniederschrift zur nächsten Mitgliederversammlung gem. § 8.2 b) dieser Satzung zugestellt.)

Daraus ergeben sich u. a.  folgende beschriebene Aufgaben für den/die:

Schriftführer/in

Anfertigung von Sitzungsniederschriften der Mitgliederversammlungen, Beiratssitzungen, Vorstandssitzungen

Tätigkeitsberichte 1x jährlich

Meldungen an den Gartenfreund – Geburtstage, Kolonieveranstaltungen

Postversand an die Mitglieder

Verwalten und Ordnen der Vereinsunterlagen – Verträge, Vereinbarungen

Teilnahme an Vorstandssitzungen, Beiratssitzungen, Mitgliederversammlungen, Delegiertenversammlungen des Bezirksverbandes und besonderen Veranstaltungen und Projekte des Vereins

§ 10 Der Beirat

10.1 Der Beirat besteht aus:

dem geschäftsführenden Vorstand

bis zu vier Beisitzern/Innen

den Gartenfachberatern/Innen

dem (m) Stromwart(in)

den Wasserwarten/Innen

Der Beirat ist vom geschäftsführenden Vorstand mindestens einmal pro Quartal entsprechend § 8.2 b der Satzung einzuberufen. Auf schriftlich begründetes Verlangen von wenigstens drei Vertretern des Beirats muss innerhalb von zwei Wochen ebenfalls eine Versammlung einberufen werden. Dem Beirat steht es offen sich selbst eine Geschäftsordnung zu geben. Die Beschlüsse des Beirats erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit. Scheidet ein Mitglied des Beirates aus, so muss der geschäftsführende Vorstand die korrekte Erfüllung der Aufgaben des betreffenden Fachbereiches bis zu einer Nachwahl in der nächsten Mitgliederversammlung gewährleisten.

10.2 Aufgaben des Beirates:

Beschlussfassungen gemäß § 9.4 der Satzung

– Finanzausgaben über 1000,- bis 2000,- € und Dienstverträge –

Beratung des geschäftsführenden Vorstands

Vorbereitung von Anträgen zur Mitgliederversammlung

Daraus ergeben sich u. a.  folgende beschriebene Aufgaben für den/die/dem:

Beisitzer/in

Sie unterstützen den Vorstand (§ 26 BGB) bei seinen vielfältigen Aufgaben und ermöglichen oft erst eine funktionierende Vorstandsarbeit. Beisitzer können je nach Bedarf mit wechselnden Aufgaben betraut werden:

Beispiel: Ein Beisitzer unterstützt die Schriftführerin, ein zweiter Beisitzer wiederum unterstützt – projektbezogen – die Gartenfachberater oder der/die Beisitzer unterstütz den Vorstand bei besonderen Projekten. Die Beisitzer können aber auch eigene Projekte – nach Absprache mit dem Vorstand – initiieren.

Gartenfachberater/innen

Sie sind u. a. zuständig gem. § 2.3  der Satzung für Erfahrungsaustausch und belehrende Vorträge, praktische Unterweisung in Gartenbau und Obstbaumpflege, Förderung des Umweltschutzes und gem. den Bestimmungen des Unterpachtvertrag auch verantwortlich für eine Information (Beratung) der Unterpächter zur Anwendung von Pflanzenschutzmittel.

Auszugsweise § 10 Unterpachtvertrages.

Der Verpächter wird die Unterpächter über den neusten Stand des integrierten Pflanzenschutzes, der ökologischen Anbauweise und über die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen informieren.

Auszugsweise Bestimmungen aus dem UPV – § 19 Gartenordnung –

Ziffer 9. Die Anwendung von Herbiziden (Unkrautbekämpfungsmitteln) sowie sonstige Pflanzenschutzmittel im Sinne des Pflanzenschutzgesetzes, die nach der Gefahrenstoffverordnung als sehr giftig oder giftig eingestuft wurden oder eine Wasserschutzgebietsauflage haben, ist verboten. Ausnahmen können nur vom Pflanzenschutzamt Berlin auf Antrag zugelassen werden.

Ziffer 10. Die Grundsätze des integrierten Pflanzschutzes sind zu beachten. Pflanzenschutzmittel, die nicht zu den unter Ziffer 9 Satz 1 aufgeführten Mitteln gehören, dürfen nur nach vorheriger Beratung durch das Pflanzenschutzamt oder nach Beratung durch einen Kleingartenfachberater mit Sachkundenachweis angewendet werden.

Stromwart/in

Er/sie übernimmt die Aufsicht über die technischen Einrichtungen der Stromanlage der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V. Er/sie ist Beauftragter des Vereins gem. §3 d) der Stromvereinbarung.

Auszugsweise § 3 der Stromvereinbarung:

a) Für die Anschlusskosten und ordnungsgemäßen Errichtung, Erweiterung, Änderung und Unterhaltung des Stromanschlusses in der Kleingartenparzelle, abgehend von dem entsprechenden Nebenkabelverteilerkasten, ist der Stromnehmer der jeweiligen angeschlossenen Kleingartenparzelle verantwortlich.

b) Die Stromanlage darf nur unter Beachtung der Vorschriften des Netzbetreibers (Zähler- und Sicherungskasten mit max. 2x 10 Ampere 1x 16 Ampere), gesetzlicher oder behördlicher Bestimmungen, sowie nach den anerkannten Regeln der Technik unterhalten und durch ein zugelassenes Elektroinstallations-Unternehmen errichtet, erweitert und geändert werden

c) Über etwaige Veränderungen des Stromanschlusses in die Kleingartenparzelle ist der geschäftsführende Vorstand unverzüglich zu informieren

d) Der Unterpächter der Kleingartenparzelle hat dem Beauftragten der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V. den Zutritt zu seinen Parzellenanschluss zu den in a) und b) genannten Einrichtungen zu gestatten, soweit dies für die Prüfung der technischen Einrichtungen, oder zur Wahrnehmung sonstiger Rechte und Pflichten nach dieser Vereinbarung, nötig ist.

Wasserwart/in

Er/sie übernehmen die Aufsicht über die technischen Einrichtungen der Wasseranlage der Kolonie Grüne Aue. Er/sie sind Beauftragte des Vereins gem. §1 Ziffer 4 und Ziffer 5 der Vereinbarung zum Trinkwasseranschluss, Wasserzähler und Trinkwasserverteilungsnetz.

Auszugsweise § 1 der Vereinbarung zum Trinkwasseranschluss, Wasserzähler und Trinkwasserverteilungsnetz.

Ziffer 2. Die Parzellenanschlüsse gehören zu der Trinkwasseranlage der Kleingartenkolonie Grüne Aue und stehen vorbehaltlich abweichender Vereinbarung in der Verwaltung der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V. und werden ausschließlich von dieser unterhalten und durch ein von den Berliner Wasserbetrieben zugelassenes Installationsunternehmen ggf. gewartet, erneuert, geändert, abgetrennt und beseitigt. Die Parzellenanschlüsse müssen zugänglich und vor Beschädigungen geschützt sein, dazu ist ein entsprechender Wasserzählerschacht mit Deckel mit ausreichenden Maßen zu errichten und zu unterhalten. (Folgende Maße (mindestens) für den Wasserzählerschacht werden empfohlen: Länge – in Fließrichtung der Wasserleitung – ca. 80 cm, Breite ca. 60 cm und Tiefe ca.60 cm.)

Ziffer 3. Für die ordnungsgemäße Errichtung, Erweiterung, Änderung und Unterhaltung der Trinkwasseranlage hinter dem Parzellenanschluss, mit Ausnahme der Messeinrichtung (Wasserzähler) der Kleingartenkolonie Grüne Aue, ist der Unterpächter der Kleingartenparzelle verantwortlich. Die Anlage darf nur unter Beachtung der Vorschriften der Berliner Wasserbetriebe, gesetzlicher oder behördlicher Bestimmungen sowie nach den anerkannten Regeln der Technik errichtet, erweitert, geändert und unterhalten werden.

Ziffer 4. Der Unterpächter der Kleingartenparzelle hat dem Beauftragten der Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V. den Zutritt zu seinen Parzellenanschluss und zu den in 2. und 3. Genannten Einrichtungen zu gestatten, soweit dies für die Prüfung der technischen Einrichtungen, zur Wahrnehmung sonstiger Rechte und Pflichten nach dieser Vereinbarung, insbesondere zur Ablesung der Wasserzähler nötig ist.

Ziffer 5. In den Wintermonaten i. d. R. vom November bis März wird wegen Frostgefahr das Trinkwasserleitungsnetz der Kleingartenkolonie Grüne Aue unmittelbar hinter dem Hausanschluss der Berliner Wasserbetriebe abgesperrt, somit für den genannten Zeitraum keine Wasserversorgung für die Kleingartenparzellen vorhanden ist.

Die Aufgaben der Kassenprüfe/inr ergeben sich aus dem:

§11 Die Kassenprüfer

11.1 Die Kassenprüfer sind für die Prüfung des Rechnungswesens verantwortlich, sie haben

        das Recht, die Vereinskasse und die Buchführung jederzeit zu prüfen, müssen jedoch

        mindestens einmal jährlich diese Prüfung vornehmen.

11.2 Über die Prüfung der gesamten Buch- und Kassenführung erstatten sie der

        Mitgliederversammlung nach Abschluss eines jeden Jahres Bericht.

 

Schlussbemerkung:

Sämtliche Unterlagen, Arbeitsgeräte, Materialien und Versammlungsstätten, die für die ordnungsgemäße Durchführung der betrauten Aufgaben nötig sind, stellt der Verein zur Verfügung, etwaige zusätzliche finanzielle Ausgaben zur ordnungsgemäßen Durchführung der jeweiligen Aufgabengebiete, müssen vorher beim Vorstand beantragt und unter Beachtung der Bestimmungen aus der Satzung ggfs. vom Vorstand, Beirat oder der Mitgliederversammlung genehmigt werden.

Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V.

Kleingartenkolonie Grüne Aue e.V.